Los documentos y la información son como un testigo: sólo hablan si se les interrogan
Marc Bloch
Ante todo, los documentos son productos y evidencias del conocimiento adquirido por la organización, no sólo representan un rol dentro de la Gestión de la Información, sino que condicionan de manera importante la eficiencia en las actividades y la capacidad de la institución de mantener ese conocimiento dentro de su dominio.
Un Gestor Documental es una herramienta que soporta el proceso de diseño, creación, construcción, mantenimiento, acceso y destrucción de los documentos.
Gracias a un stack de productos cloud provistos bajo la arquitectura de Software como Servicio, podemos implementar soluciuones de Gestión Documental bajo la forma de portales intranet, que incluyan los componentes para cada etapa dentro del proceso de Gestión Documental:
Portales Colaborativos
Plataformas intranet o extranet que incluyen herramientas para la comunicación y trabajo compartido de los equipos de trabajo: Correo Electrónico, Mensajería Instantánea, Agendas, Listas de Tareas y Tableros de Actividades (KANBAN)
Bibliotecas Documentales
Contenedores para mantener documentos bajo control de acceso, cambios y políticas de retención.
Gestión de Metadatos
Definición e implementación de datos asociados al documento; permiten una adecuada clasificación por orígen o tipo documental. (Documentos de Gerencia General o Contratos), facilitando la clasificación y búsqueda
Motor de Búsqueda
La plataforma integra un buscador que entrega resultados por título del documento, metadatos y contenidos.
Control de Gestión
Conjunto de gráficos, reportes e informes que permite la construcción de indicadores desde los procesos documentales (cantidad de documentos, tiempos de respuesta, etcétera.)
Basado en Microsoft Office 365
Todo el sistema está desarrollado bajo Office 365 y Power Platform, no requiere competencias adicionales de los usuarios, e incluye la posibilidad de construir componentes low code, que pueden desarrollados por usuarios no-técnicos.
Puede solicitar ua demostración guiada de nuesto Gestor Documental desde el siguiente formulario:
